現在日本企業ではDXが進んでいないと言われています。また、その理由や課題もさまざま調査などで明らかになっています。
それらの課題の解消に着実に取り組んでいくことは必須ですが、もし、すぐには解決できないものであったら、併せて業務可視化から取り組み始めることをおすすめします。
今回の記事ではなぜ業務可視化に取り組むべきか？その必要性について解説します。
業務のデジタル化が進まない理由
経済産業省のDXレポートをはじめとする様々な調査結果では以下のような要因が挙げられています。
●DXやデジタル化を推進できる人材がいない
多くの調査の中で「最もよくある課題」と言われています。海外企業に比べ日本企業は社内のIT/デジタル人材が圧倒的に少ないのです。
しかし、今会社の中にいる人材を育成するのは時間がかかりますし、外部から新たな人材を招くのも難しいでしょう（日本の多くの会社が求めている人材ですから、獲得への競争率はかなり高くなっています）。
これは簡単に解決できる課題ではありません。
●経営トップの知識や関心が不足している
こちらも「DXにはトップの覚悟とリーダーシップが不可欠！」というような言葉とともに課題としてよく言われています。
しかし、多種多様な経営課題に日々取り組んでいる経営トップにとって、今すぐやらなくても問題の生じない（と思える）DXやデジタル化へ優先して取り組むのが難しいことも理解できます。
そのような状況にある経営者自身が意識を変えていくことは簡単ではありません。
一社員が社内で奮闘して、経営者の意識を変えていくことはさらに難しいでしょう（「社員が強い意志を持ってそれをやれ」と主張する人もいます。正論かもしれませんが、社員への負担やプレッシャーが大きいため私は心配になります）。
●DXやデジタル化に取り組むためのお金がない
経営トップが認識不足の場合はもちろん、たとえ会社でDXの優先度が高まった場合であっても、IT/デジタル関連の予算をいきなり大きく増やせるものではないと思います。
すぐに売上や利益が増えるという確証があるプロジェクトでもない限り、これも簡単ではないでしょう。
このようにDXやデジタル化が進まない理由は「確かにその通りだけれど、そう簡単に解決できるもんじゃない！」というものばかりです。
だからこそ長期的な視点で着実に取り組む必要があるのですが、これらの課題を解決するまでに時間がかかりますので「長い間、具体的な進捗が何もない」という状況になりがちです。
そこで、ぜひ同時並行で進めて欲しいことがあります。それが業務の可視化です。
業務の可視化なら今すぐにでも取り組むことができますし、業務フロー図や課題管理表など目に見える成果物を積み上げていくことができます。
可視化によって業務のムダが分かれば、そこを改善するだけで効率化や生産性アップの効果が見込めます。また、実施するのにお金もあまりかかりません。
そして業務可視化に取り組んだ結果は、将来実施するデジタルツールの導入の際に確実な成果を上げるための最強の味方になります。
業務の可視化の必要性
DXやデジタル化に取り組むにあたり、いきなりIT/デジタルツールを導入して成功した、というようなケースは多くありません。
成功事例では導入したツールにスポットが当たりがちですが、実際には導入前の事前準備に成功のカギがあります。
企業の中のさまざまな業務プロセスが絡み合って構成されているので、業務の全体像を把握できなければ、問題点の把握や、効果的な改善策を立案することは非常に難しいのです。
効果的な業務改善を目指すなら、まずは業務の実態を把握するための「業務の可視化／見える化」を行い、現状の業務のプロセスの流れをはじめ、それぞれにかかる工数や人数、顕在化している問題や事象、潜在化している真因の把握、といった事を認識するステップを意識しなければなりません。
特に日本の企業は縦割り組織ですので、部をまたいだプロセスの把握が難しい状態なのかもしれません。しかし、業務全体をプロセスとして捉え、ひとつひとつの「業務の可視化／見える化」を行っていくことで、ようやく業務の全体像を把握できるようになります。
業務可視化の方法
業務可視化にはさまざまな方法がありますが、その中からどんな企業でも取り組みやすくて効果のある代表的なものを紹介します。
◎業務一覧表
会社の中にある業務を一覧表に整理したものです。ヒアリングの実施や調査票の配布/回収を通じて業務を漏れなく洗い出して、全体像を把握します。
業務一覧表を「業務マップ」として図で分かりやすく表現することでマニュアル等として活用することもできます。また、業務一覧表を補うものとして、システム一覧や申請書一覧、帳票一覧等を作成することもあります。
◎業務量/業務負荷分析表
どの業務の負荷が高いのか？誰に業務負荷がかかっているのか？などを可視化します。
業務全体から特に事務量の多い業務を抽出することで、優先して効率化すべき業務が分かり、システム導入等で着実な成果を上げることができます。
◎業務属性分析表
誰が、どの業務に、どのくらい時間をかけているのかを分析・可視化します。また、この分析を通じて属人化している業務も可視化ことができます。
属人化は業務遂行上のリスクをはらんでいますので、そのような業務をRPA等のツールに置き換えることでリスク対策にもなります。
◎業務フロー図（業務フローチャート）
業務の流れを可視化します。特に条件によって作業内容が変わるような複雑な業務を可視化する場合は業務フロー図が最適です。
当社ではIT/デジタルツールを適用していく場合には業務フロー図の作成に取り組んで頂くことを推奨しています。
業務可視化についてはさまざまな書籍も出ており、その中で一覧表のフォーマットも紹介されているので詳しくは一読されることをおすすめします。それらを参考にして可視化すべき項目を適切に設定できれば、ヒアリングやアンケート等を行って作成していくことができると思います。
ただ、業務フロー図に関しては作成に知識が必要となりますし、対象業務も多くなり工数がかかることが多いので、当社では専門ツールを利用して効率化することをおすすめしています。
業務フロー図にはiGrafx
業務フロー図作成で当社がご提案しているのがiGrafxという製品です。
◎フロー図の作成が簡単
だれでも簡単にフロー図を作成できるバツグンな操作性が特徴です。業務担当者にヒアリングしながらフロー図を描いて、その場でフィードバックをもらって修正・変更ができます。
◎豊富な実績
世界18か国で20万ライセンス、国内でも上場企業の22%で利用され4万ライセンスの実績があるツールです。
◎業務の可視化に関する機能が豊富
業務に関わる詳細情報や問題点や改善案、対応策をフローチャートに埋め込むことができます。また、問題管理表や課題検討表等を自動でExcel表にすることも可能です。
業務フロー図をExcelなどで作ったとしても、フロー図では表せない作業詳細や問題点は別で管理する必要が出てきます。しかしiGrafxならそれも不要です。
iGrafxの導入時にはお金（一式20万円程度です）が必要ですが、作成時間を効率化でき質の高い業務フロー図が作成できますので、十分な投資効果はあるはずです。
まとめ
ぜひDXやデジタル化を行うにあたっては業務可視化を行って頂きたいと思います。業務可視化に関しても推進する人と基本的な知識は必要ですが、デジタル人材を育成するよりは習得は簡単で、書籍やツールもあり取り組みやすいものです。
しかし、やはり可視化においても真摯に取り組む人材は必要となります。そこで、まずはこの記事を読んでくださったあなたから始めてはいかがでしょうか？最後まで読んで頂いた方なら、問題意識と高いモティベーションを持っているのだと思います。
業務可視化のスキルや経験はデジタル化に限らず業務改善の必要性がある限り、いつでも、どんな会社や部門でも、必ず役に立ちます。身に着けて損をすることはないスキルだと思いますので、ぜひ取り組んでみてください！
